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Tratamiento de datos

Tratamiento de datos

El presente documento representa la política de tratamiento de la información de SERCAFE S.A, la cual es exigida por el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013. De ahí que el contenido de este documento que SERCAFE S.A pone a disposición de lectura de la comunidad corresponde a las obligaciones exigidas por el Estado Colombiano en materia de protección de datos personales. La presente Política de privacidad y de protección de datos personales, les proporciona a trabajadores y clientes conocer el marco para el procesamiento, recolección almacenamiento, circulación, supresión, actualización, trasmisión y/o transferencia y en general el tratamiento de los datos personales recolectado en el desarrollo del objeto social de la empresa SERCAFE S.A y así poder ejercer sus derechos los cuales deberán ser respetados bajo todas circunstancias.

 

Responsables

Razón Social: “Sercafe S.A.” NIT: 800142931-3 Teléfonos: 3046693846 – 3165242844 Domicilio: Zona Franca de Santander, Bodega I6, vereda Río frío, anillo vial, Kilometro 3.981. Correo de contacto: protecciondedatos@elgualilo.com Sitio web: www.elgualilo.com

 

Definiciones

  • Apoderado o autorizado: Persona autorizada mediante mandato por el cliente, contratista o empleado de SERCAFE S.A para que realice cualquier tipo de trámite o solicitud ante la Empresa a cuenta de quien autoriza.
  • Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
  • Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, empresa y acceso.
  • Causahabientes: Para que una persona se entienda como causahabiente de otra, se necesita que esta le cause directamente un vínculo jurídico. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos o por causa de muerte.
  • Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
  • Cliente: Persona natural que accede a los servicios ofrecidos por Sercafe en calidad de cliente selecto, ocasional o que acceda a los productos comercializados disponibles en las tiendas de café a nivel nacional.
  • Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.
  • Dato público: Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Ejemplo de esta clasificación son el nombre, tipo y número de documento de identidad, fecha de expedición del documento, género, fecha de nacimiento, estado civil, filiación, profesión, estrato, firma y huella (no biométrica) que son tratados en el proceso de vinculación del trabajador.
  • Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc.
  • Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de SERCAFE S.A, como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio. SERCAFE S.A también podrá ser encargado del tratamiento de sujetos que actuando en calidad de responsable de los datos personales les faculte su tratamiento.
  • Responsable de la gestión de la información: Persona o personas que internamente SERCAFE S.A han designado para ejercer de manera formal el control y coordinación de las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares de los datos personales efectúen.
  • Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
  • Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante SERCAFE S.A, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras o servicios con sujeción al proyecto y al contrato.
  • Representante legal: Persona que actúa en nombre de otra, generalmente de personas jurídicas,
  • Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
  • Titular del dato: Persona física que es el titular de los datos sobre los cuales SERCAFE S.A realiza el tratamiento de los mismos con las diferentes finalidades por las que fueron recolectados.
  • Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
  • Menor de edad: Titular de los datos personales, que se encuentran incapaces para autorizar por si mismos el tratamiento de su información, sin antes haber sido avalado por su representante legal.
  • Derechos fundamentales: Aquellos derechos que prevalecen o son de mayor importancia sobre los demás, siempre se deben salvaguardar y son intrínsecos al Ser Humano.

 

Contenido de las bases de datos

En las bases de datos de la ENTIDAD se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la ENTIDAD puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

 

Principios del tratamiento la información personal

En SERCAFE S.A su información es tratada de manera responsable, siguiendo diversos principios que buscan proteger la privacidad e intimidad de los titulares, asegurando las condiciones de legalidad en el tratamiento y las medidas necesarias para salvaguardar la confidencialidad y seguridad de la información personal. Los principios que orientan nuestras operaciones se enuncian a continuación:

  1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos:
  2. Principio de libertad
  3. Principio de finalidad
  4. Principio de veracidad o calidad
  5. Principio de transparencia
  6. Principio de acceso y circulación restringida:
  7. Principio de seguridad
  8. Principio de confidencialidad

Finalidad

Los datos personales tratados sobre los distintos titulares son usados para:

  1. Iniciar el proceso de selección de personal al interior de la empresa, con el desarrollo de entrevista, aplicación de pruebas de ingreso, entre otros.
  2. Realizar el ingreso efectivo de los trabajadores a la empresa, efectuando el proceso de contratación y vinculación a la seguridad social.
  3. Administrar la información de los trabajadores que han adquirido créditos de libranza por intermedio de Sercafe.
  4. Gestionar la información general del talento humano correspondiente a la realización y formación de cursos realizados por los trabajadores.
  5. Efectuar capacitaciones a los empleados, promoviendo la formación del personal de la empresa.
  6. Administrar la información de los clientes que adquieren productos o servicios de Sercafe.
  7. Realizar el registro de los traslados de documentos y remisiones de la empresa, con el propósito de procurar la logística al interior de la misma.
  8. Mantener la información actualizada de las relaciones comerciales mantenidas con los clientes.
  9. Establecer comunicación con los clientes conforme a los productos y servicios que se ofrecen por parte de las tiendas de café.
  10. Ofrecer a los clientes la posibilidad de vincularse como clientes selectos a través de la obtención de tarjeta gana puntos para acceder a productos, servicios y promociones que ofrece la empresa.
  11. Promover la fidelización de clientes que pertenecen a la empresa, a través de programas estratégicos o vinculación de los mismos como clientes selectos o institucionales.
  12. Actualizar la información que los clientes proporcionan en el programa de clientes selectos disponible en la página web.
  13. Almacenar la información relacionada con los contratos de arrendamiento de los puntos de atención distribuidos a nivel nacional.
  14. Realizar gestión de comercialización y prospección comercial.
  15. Mantener la información contable actualizada.
  16. Reportar y almacenar la información tributaria a las entidades competentes.
  17. Realizar la selección y el ingreso de los proveedores.
  18. Administrar la información de los proveedores.
  19. Preservar la seguridad de los visitantes y de las instalaciones físicas, a través de videovigilancia.

Derechos de los titulares de la información

Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.

  • Obtener copia de la autorización otorgada por estos en calidad de titulares de los datos
  • Conocer el tratamiento que se está efectuando sobre los datos personales por parte de SERCAFE S.A.
  • Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
  • Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el marco de un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la constitución o a la ley.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los medios electrónicos. En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 21 del decreto 1377 de 2013, el cual determina: “El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.” Como derecho fundamental para el ejercicio de los derechos anteriormente enunciados, al titular de datos personales le asiste el derecho a consultar y conocer la política de tratamiento de datos personales de la empresa.

Obligaciones de la entidad

La ENTIDAD deberá:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
  • Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Persona o área responsable

SERCAFE S.A en aras de garantizar el ejercicio de los derechos del titular, dispone de los siguientes canales de atención de requerimientos, especialmente para consultas y reclamos relativos a la protección de sus datos personales tales como:

▪ Recepción de correspondencia física: Zona Franca de Santander, Bodega I6, vereda Río frío, anillo vial, Kilometro 3.981.

▪ Mediante correo electrónico enviado a: protecciondedatos@elgualilo.com con el asunto “Protección de datos personales”.

▪ A través de la página web: www.elgualilo.com Los canales de comunicación relacionados son operados por personal plenamente capacitado para la gestión oportuna de consultas y reclamos, quienes cuentan con un sistema de control para el registro de novedades relativas al tratamiento de la información personal del titular y para documentar los procedimientos de atención a los requerimientos y solicitudes que estos presenten.

 

Procedimiento para consultas y reclamaciones

Para este caso en especial, la ley ha definido 2 maneras para ejercer y hacer valer sus derechos; la primera de ellas es la CONSULTA y la segunda RECLAMO, en el cual los titulares de la información podrán conocer actualizar y rectificar la información personal que reposa en las bases de datos de SERCAFE S.A.

Es importante saber que: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. SERCAFE S.A podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.

Si algún reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular o interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el titular o interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, por lo que se procederá al archivo definitivo del mismo.

En caso de que SERCAFE S.A no sea competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días contados desde la recepción manifestando dicha situación.

El término para responder las consultas y reclamos se contará a partir de que SERCAFE S.A tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.

Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a SERCAFE S.A y contar como mínimo con los siguientes ítems:

– Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).

– Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.

– El objeto de la petición. Necesita prorroga COMUNICAR NUEVA FECHA SI RECLAMO NO RESPUESTA

– Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica6 (e-mail).

– Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos) En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.

Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos que almacenen información de titulares que posean relaciones contractuales o deban permanecer por virtud de ley se mantendrán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento. Lo anterior sin perjuicio del ejercicio de los derechos de supresión que le asisten al Titular.

Captura de imágenes mediante sistemas de videovigilancia

SERCAFE S.A cuenta con sistemas de monitoreo y videovigilancia que podrán ser instalados y utilizados en diferentes sitios internos de sus instalaciones físicas, y en todos los puntos de comercialización de café. La existencia de estos mecanismos se informa a los visitantes y distintos titulares cuya imagen es captada por dicho sistema, a través de anuncios de video vigilancia ubicados de manera estratégica en sitios visibles para su fácil identificación.

El sistema de videovigilancia es empleado para garantizar la seguridad de las personas, instalaciones y los bienes que se encuentren en éstas. La información capturada a través del mismo podrá ser empleada como prueba en procesos judiciales o administrativos que se adelanten ante las autoridades competentes con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

El sistema de videovigilancia no inspeccionará áreas donde prevalezca el respeto a la intimidad del titular, tales como baños y áreas de uso privado.

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